Gestión de proyectos 2

Hace un tiempo os hablé de la gestión de proyectos en términos muy generales. Hoy vamos a profundizar un poco más en este ámbito y vamos a ver de forma práctica cómo se puede gestionar un proyecto.
Para empezar, la primera vez que en clase oímos hablar del término que ahora nos ocupa, lo hicimos realizando la gestión de un proyecto ficticio con Excel. En este caso, la herramienta informática era un mero soporte donde anotábamos la fecha de inicio, la de fin y la duración de cada actividad y cada trabajador mediante en una tabla. El proceso real de gestión lo realizamos íntegramente nosotros, calculándolo todo mediante "la cuenta de la vieja". El resultado de esta operación fue el siguiente:

Planificación de la traducción de un manual de usuario

Asignación de los recursos disponibles para la traducción al español

Análisis de superposición de tareas para la traducción al español

Sin embargo, unos días más tarde, la profesora nos habló de un programa de gestión de proyectos que haría, en este sentido, nuestra vida mucho más fácil. Se trata de Openproj.
Openproj es un software gratuito con licencia CPAL que surgió como alternativa a Microsoft Project y que está disponible para Windows, Mac, Unix y Linux.
Su principal característica es que, mediante las gráficas de Gantt, podemos tener una imagen mucho más visual de nuestro proyecto. A continuación, os explicaré el funcionamiento de este nuevo e interesante programa:
Una vez que hemos instalado Openproj en nuestro ordenador y lo hemos iniciado, nos va a salir una ventana preguntándonos si queremos crear un proyecto o abrir uno ya existente.

Como es la primera vez que lo usamos, creamos un proyecto. Ahora, se nos va a abrir el programa como tal, en blanco, para que podamos empezar a rellenarlo.

A continuación, tenemos que determinar el horario de trabajo que vamos a seguir durante el proyecto, es decir, cuántos días a la semana y cuántas horas al día se va a trabajar. Para eso, tenemos que entrar en Herramientas - Cambia horario de trabajo y nos saldrá la siguiente pantalla:

Si seleccionamos un día en concreto, veremos como a la izquierda nos aparece de qué hora a qué hora está programado el horario de trabajo por defecto y podemos variar ese horario para un día concreto, manteniendo los demás igual. Si seleccionamos el botón Opciones..., podremos concretar las horas de trabajo al día, a la semana o al mes que queremos por defecto. Por otro lado, si seleccionamos Nuevo... podemos crear un nuevo calendario predeterminado además de los ya existentes (Estándar, 24 horas y Cambio nocturno). Una vez que ya hemos seleccionado el horario de trabajo, podemos proceder a gestionar nuestro proyecto.
Para empezar, ponemos en la columna llamada Nombre todas las actividades a realizar durante el proyecto y, automáticamente, se nos rellenarán las columnas Duración (1 day?), Inicio (con la fecha de inicio del proyecto y la hora de inicio de la jornada laboral. Ej: 26/04/12 8:00) y Terminado (con la misma fecha de inicio del proyecto, porque tenemos que la duración de la tarea es un día, y la hora de fin de la jornada laboral. Ej: 26/04/12 17:00). 
Cuando tengamos todas las tareas incluidas, comenzamos a modificar el resto de los datos. Por ejemplo, podemos incluir determinadas tareas dentro de alguna otra para indicar que dependen de ella. 

Como vemos en la imagen, tenemos el proyecto Proyecto español, pues se trata de la traducción al español. Dentro de él tenemos tres actividades: Traducción manual, Traducción ayuda en línea y Maquetación y, dentro de las dos primeras tenemos Traducción, Capturas, Corrección y Revisión. En todas ellas hemos introducido la duración que hemos considerado y, automáticamente, se ha programado una fecha de inicio y una de fin. Como aún no hemos modificado las fechas de inicio, que será nuestro siguiente paso, todas empiezan el mismo día. Además, como podéis comprobar, las barras de la derecha de la pantalla nos muestran, de forma gráfica, la duración de cada una de las actividades.
A continuación vamos a cambiar las fechas de inicio de las actividades, pues no hay algunas que no pueden iniciarse hasta que otra ha terminado. Por ejemplo, no se podrá maquetar hasta que el resto de las actividades hayan acabado.
Para relacionar estas actividades, vamos a utilizar las barras de la derecha. Para ello, seleccionamos la actividad que queramos modificar y nos va a salir una flecha que tenemos que llevar hasta la barra de la actividad con la que nos interese relacionarla. Además, si hacemos click en la flecha, nos saldrá un recuadro en el que podremos especificar la relación entre ambas acciones (FF: Final-Final; FS: Final-Principio; SF: Principio-Final y SS: Principio-Principio)

De esta manera, podemos ir relacionando todas las acciones. Por último, podemos determinar ptras opciones más avanzadas haciendo doble click en el nombre de una determinada tarea como, por ejemplo, asignar a una persona concreta dicha tarea (para ello debemos haber introducido antes esos datos), fechas límite, etc.

Pues hasta aquí este pequeño manual de iniciación de Openproj. ¡Espero que os resulte útil!